Algemene Verordening Gegevensbescherming
Privacyverklaring en verwerkersovereenkomst
Versie: 180524-1
Het kan u eigenlijk niet zijn ontgaan: Op 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ingegaan; een nieuwe privacywet voor de hele Europese Unie.
Er is bijna niets veranderd aan de manier waarop wij met de gegevens van onze reizigers omgaan. Wij voldeden al voor 99% aan de inmiddels wettelijk vastgestelde criteria. We hebben het hieronder echter nog even netjes uitgeschreven.
Om bijvoorbeeld vluchten, ander vervoer, en verblijf te kunnen boeken, of een visum te kunnen regelen, houdt dit in dat bepaalde persoonsgegevens, zoals o.a. de reisdocumentgegevens van reizigers, aan de betreffende luchtvaartmaatschappij, vervoerder, autoverhuurbedrijf, hotel of andere logiesverstrekker, consulaat en/of visumbemiddelaar en dergelijke verstrekt moeten kunnen worden. Dit geldt als u zelf een reis of hotel boekt of een visum aanvraagt, en vanzelfsprekend ook als u boekt bij Zakenhotels.nl, als zakenreisagent/reisadviseur.
Om persoonsgegevens en persoonlijke informatie van reizigers te kunnen blijven verwerken, hebben we deze gecombineerde privacyverklaring en verwerkersovereenkomst opgesteld. De verwerking en hoe wij omgaan met persoonsgegevens hebben we getracht hierin zo helder mogelijk te beschrijven. Door gebruik te maken van onze diensten en/of bemiddeling gaat u, als reiziger en/of als opdrachtgever namens reizigers, ermee akkoord dat wij deze gegevens voor relevante doeleinden mogen gebruiken en verwerken.
Het betreft gegevens welke verwerkt worden door:
Zakenhotels.nl
Gevestigd te:
Abraham van Royenstraat 104
2202 EP Noordwijk
Nederland
Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nummer: 28100809, wettelijk vertegenwoordigd door: Igor Bartelings, eigenaar, verder te noemen: Zakenhotels.nl; wij; ons.
Algemeen geldt:
Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens en deze worden uitsluitend door daartoe bevoegde medewerkers van Zakenhotels.nl verwerkt en gebruikt om de aangeboden diensten(en) te voltooien en om verwante diensten of relevante informatie te kunnen leveren.
Begrip verwerking:
een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van deze overeenkomst met betrekking tot persoonsgegevens, of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.
Grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens:
De overeengekomen opdracht, tussen Zakenhotels.nl en de reiziger en/of de opdrachtgever namens de betreffende reiziger, conform: De offerte, het voorstel, zowel per e-mail, schriftelijk of telefonisch, al dan niet in contractvorm.
De belangrijkste punten:
Zakenhotels.nl hanteert het principe van Privacy by Default; bij het boeken van diverse reisdiensten zijn soms bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk.
-Persoonsgegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
-Verwerking van de verstrekte persoonsgegevens wordt door ons beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn bedoeld.
-Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is.
-Wij verschaffen geen persoonsgegevens aan derde partijen tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Het kan noodzakelijk zijn dat bepaalde persoonsgegevens verstrekt worden aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is of kan worden afgesloten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven, consulaten, e.d. , ook als deze buiten de Europese Unie gevestigd zijn. De gegevens van de reiziger worden door hen verwerkt volgens de voor hen geldende algemene voorwaarden en privacyreglementen. Deze kunnen op verzoek apart bij hen worden opgevraagd.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten en/of opdrachtgevers is noodzakelijk voor o.a.:
De overeengekomen opdracht; Het uitvoering geven aan of het kunnen uitgeven van een opdracht;
Administratieve doeleinden; Communicatie over de opdracht met onze leveranciers (gegevens die nodig zijn voor de reservering van vluchten, hotel, autohuur, visa, etc.);
Zakenhotels.nl kan de volgende persoonsgegevens vragen en/of verwerken (als noodzakelijk voor uitvoering van opdracht): Roepnaam; De namen zoals deze in het reisdocument zijn vermeld; Reisdocumentnummer; De afgiftedatum en geldigheid van het reisdocument; Geboortedatum; Geboorteplaats; Geslacht; Nationaliteit; Werk- en/of privéadres; Telefoonnummers; E-mailadres; Gegevens van spaarprogramma van een maatschappij (Frequent Flyer); Speciale maaltijdwensen; Verzekeringsgegevens; Voorkeuren;
De persoonsgegevens worden door Zakenhotels.nl opgeslagen in het administratiesysteem ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) van uw boekingsopdracht(en) voor de periode: geen specifieke einddatum;
Tot de reiziger persoonlijk, en/of opdrachtgever namens reiziger, telefonisch of schriftelijk aangeeft dat de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden. Verder worden de gegevens uitsluitend in de financiële administratie bewaard voor de wettelijk bepaalde periode van minimaal 7 jaar. Onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen en/of wijzigingen.
Verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgevers en leveranciers:
Deze gegevens worden door Zakenhotels.nl verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Administratieve doeleinden; Facturatiegegevens; Financiële gegevens; boekingsvoorwaarden.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zakenhotels.nl de volgende (persoons)gegevens vragen:
Algemene informatie over de leverancier; Overeengekomen voorwaarden waaronder reizen kunnen worden geboekt; Adresgegevens; Telefoonnummers; E-mailadres; Contactpersonen;
Deze (persoons)gegevens worden door Zakenhotels.nl opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: geen specifieke einddatum; Tot de reiziger persoonlijk, en/of opdrachtgever namens reiziger, telefonisch of schriftelijk aangeeft dat deze gegevens verwijderd dienen te worden. Verder worden de gegevens uitsluitend in de financiële administratie bewaard voor de wettelijk bepaalde periode van minimaal 7 jaar.
Onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen en/of wijzigingen.
Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gericht contact:
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Zakenhotels.nl verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: Het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zakenhotels.nl de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam; Achternaam; E-mailadres; Telefoonnummer. Uw persoonsgegevens worden door Zakenhotels.nl opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Verstrekking aan derden:
De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij o.a. gebruik maken van een derde partij voor:
Het verzorgen van de (financiële) administratie; Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vermoeden van fraude of misbruik. In een dergelijk geval dienen wij medewerking aan daartoe wettelijk bevoegde instanties te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Bewaartermijn:
Geen specifieke periode of einddatum; Zakenhotels.nl bewaart persoonsgegevens tot de reiziger persoonlijk, en/of opdrachtgever namens reiziger, (telefonisch of schriftelijk) aangeeft dat de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden. Verder worden de gegevens uitsluitend in de financiële administratie bewaard voor de wettelijk bepaalde periode van minimaal 7 jaar. Onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen en/of wijzigingen.
Beveiliging:
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
-Alle medewerkers van Zakenhotels.nl welke van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
-We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
-Wij maken periodieke beveiligde kopieën van onze bestanden om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
-We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
-Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens:
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij, of om deze toestemming in te trekken. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Indien u onverhoopt vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw gegevens, heeft u het recht contact op te nemen met of een klacht in te dienen bij, de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Zie voor meer informatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Vragen of opmerkingen:
Mocht u een vraag of opmerking hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens neem dan gerust contact met ons op, via telefoonnummer: 071-362 5331
of email: administratie @ zakenhotels.nl
Disclaimer
Ondanks de constante zorg en aandacht die wij besteden aan een kwalitatieve en betrouwbare inhoud en samenstelling van deze website, is het helaas niet uit te sluiten dat informatie die wordt gepubliceerd onvolledig c.q. onjuist is of tussentijds aangepast is of wordt. Deze website bevat tevens verwijzingen/ hyperlinks naar websites van derden welke wij met de grootste zorg selecteren omdat we de betreffende inhoud, informatie of reclame-uitingen ervan relevant achten voor onze bezoekers en klanten. Zakenhotels.nl aanvaardt geen aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade die het gevolg is van het gebruik van onze website of van informatie die via onze website verkregen is.
Wij hechten veel waarde aan kwaliteit en betrouwbaarheid, dus mocht u onverhoopt een klacht hebben of problemen ondervinden met reserveringen of andere diensten welke via onze website (zijn) verlopen of worden aangeboden, dan verzoeken we u vriendelijk direct contact met ons op te nemen.
zakenhotels.nl 